職種紹介

事務

施設運営を支える事務職として
主体的に関わります

事務職は、ご入居者様が安心して療養できる環境を、事務・運営面から支える役割です。
来客対応や電話応対、書類整備、勤怠管理、物品発注などを通して、施設運営が円滑に進むよう調整します。ご入居者様やご家族様、医療職・介護士との関わりを通して、療養環境を支える重要なポジションです。
医療面・介護面で配慮が必要な情報を受けた際には、看護管理者等に迅速かつ正確に共有し、適切なケアにつなげます。医心館では多職種や多事業所との情報連携が日常的に行われており、事務職はその橋渡し役として、円滑なコミュニケーションを支える欠かせない存在です。
受付はご入居者様やご家族様にとって最初に接する窓口です。落ち着いた対応や丁寧な説明が、安心感につながります。日々の小さな気配りや正確な事務処理の積み重ねが、施設全体の質を支えています。
医療・介護の現場に近い環境で働くことで、事務スキルや制度理解理解に加え、現場視点や調整力といった実践的な力も身につけることができます。目の前の業務一つひとつがご入居者様の安心した生活につながっていることを実感できる、やりがいのある仕事です。

仕事内容

事務職は、施設運営に関わる幅広い業務を担当します。

受付・来客対応では、ご入居者様やご家族様、医療関係者への案内や取り次ぎを行います。電話対応では、入居相談や各種問い合わせに対応し、必要に応じて担当者へつなぎます。

入居時の手続きや月々の請求業務に関連して、書類の準備やデータの取りまとめなどの事務・書類業務が発生します。併せて物品発注や備品管理を行い、現場が滞りなく業務を行える環境を整えます。

また、新規ご入居者様の受け入れに関わる書類確認や、行政提出書類の作成補助なども担当します。これらの業務を通じて制度や請求事務に関する知識や専門性を身につけることができます。

看護師や介護士、ケアマネジャー等の多職種と日常的に連携するため、状況に応じて優先順位を判断しながら業務を進める力が求められます。

受付・来客対応、電話応対
請求事務や提出書類管理
勤怠管理・実績管理
物品発注・備品管理
各種書類作成・整理
多職種との連絡調整

タイムスケジュール例

※あくまで一例です。状況により変動します。

8:30

出勤・朝礼

出勤後はメールや連絡事項を確認し、当日の来客予定や新規入居予定を整理します。
朝礼では夜間帯の状況やご入居者様の変化、当日の予定を共有します。

ご入居予定の方の書類準備は整っているか
外部業者の訪問予定はあるか
期限が迫っている提出書類はないか

などを確認し、優先順位を明確にします。

9:00

受付・電話対応

午前中は来客や電話が集中する時間帯です。

入居相談の問い合わせ対応
医療機関や薬局からの連絡対応
ご家族様からの問い合わせ
宅配業者や業者対応

内容を正確に聞き取り、担当の職種へ迅速につなぎます。
単なる取り次ぎではなく、「誰に、どの情報を、どのタイミングで共有すべきか」を判断します。

10:30

事務処理

来客や電話対応の合間に、様々な事務処理を行います。

会計ソフトを使用しての小口精算や支払い依頼、職員の入退職に関わる手続きや健康診断の手配等を行うこともあります。

12:00

休憩

13:00

書類作成・入居関連手続き

新規ご入居者様に関する契約書類や行政提出書類の確認・整理を行います。

契約内容の確認
不足書類のチェック
管理者との最終確認

ご入居初日からスムーズに生活が開始できるよう、事前準備を整えます。

14:30

物品管理・環境整備

消耗品や医療関連物品の在庫確認を行います。
不足があれば発注し、現場が滞りなく業務を行えるよう調整します。

小さな備品の不足が現場の負担につながるため、先回りした確認が重要です。

15:00

勤怠管理・本社連絡

スタッフの勤怠状況を確認し、データを整理します。
本社担当部署とのやり取りや報告業務も行います。

16:30

業務整理・翌日の準備

当日の処理状況を確認し、未完了業務を整理します。
翌日の来客予定や提出期限を再確認し、必要な準備を整えます。

17:30

業務終了

働く環境・やりがい

医心館の事務職は、期日が決まっているもの以外は、優先順位を自分たちで整理しながら業務を進められるため、裁量を持って働ける環境です。病院や調剤薬局などから転職される方もいますが、前職と比べて、余裕を持って落ち着いて仕事ができるという声もあります。

日々の業務は、来客対応・電話応対・物品発注・スタッフの勤怠締めなど、多岐にわたります。こうした多様な業務を同時に進めることで、事務としてのスキルや調整力など、病院の総合事務にも通じる幅広いスキルが自然と養われます。覚えることは多いものの、先輩社員やサポート担当から丁寧な指導があるため未経験でも安心して学べる体制が整っています。

事務職は受付としてご入居者様やご家族様と最初に関わる立場でもあります。対応を通じて感謝の言葉を直接いただけることがあります。病院から直接ご入居された方やご家族様の表情が、ご入居後に穏やかに変わっていく姿を見ると、「この仕事をしていて良かった」と感じる瞬間が多いという声もあります。
「最期を迎えられたご家族様から『後悔なく過ごせた』という言葉をいただけた」といった、ご入居者様・ご家族様の人生に寄り添っている実感を得られる場面もあります。

看護師や介護士など他職種との連携が日常的にあるため、医療・介護現場の知識や視点に触れながら働ける点も魅力です。日々新しいことが起き、同じ日はないほど変化に富んだ仕事なので、ルーティンにとどまらない刺激のある環境でキャリアを築いていくことができます。